KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu
sıfatıyla [ŞİRKET UNVANI] ("Şirket") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
Adres: [ŞİRKET ADRESİ]
MERSİS No: [MERSİS NUMARASI]
E-posta: [KVKK BAŞVURU E-POSTASI]
KEP Adresi: [KEP ADRESİ]
Telefon: [TELEFON NUMARASI]
2. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Platformumuz üzerinden sunulan e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) hizmetleri kapsamında toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Üyelik/hesap oluşturulması, kimlik ve yetki doğrulamasının sağlanması,
- e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinin düzenlenmesi, iletilmesi, muhafazası ve Gelir İdaresi Başkanlığı ("GİB") sistemlerine (GİB Portal, özel entegratörlük altyapısı) aktarılması,
- Özel entegratörlük faaliyeti kapsamında mali mühür/e-imza ile belge onaylama süreçlerinin yürütülmesi,
- Sözleşme süreçlerinin kurulması ve ifası, faturalandırma ve tahsilat işlemlerinin yürütülmesi,
- Müşteri destek ve talep/şikâyet yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Platformun ve bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması, hukuka aykırı kullanımların tespiti ve önlenmesi,
- Yasal yükümlülüklerin (Vergi Usul Kanunu, GİB tebliğleri, KVKK, ilgili mevzuat) yerine getirilmesi ve yetkili kamu kurum/kuruluşlarının taleplerinin karşılanması,
- İş süreçlerinin planlanması, denetim ve raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Sunmakta olduğumuz hizmetler kapsamında; kimlik bilgileri (ad-soyad, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası), iletişim bilgileri (e-posta, telefon, adres), müşteri işlem bilgileri (fatura/irsaliye/makbuz içerikleri, sipariş ve işlem geçmişi), finansal bilgiler (banka hesap bilgileri, ödeme kayıtları), işlem güvenliği bilgileri (IP adresi, log kayıtları, şifre/erişim bilgileri) ve hukuki işlem bilgileri (yetki belgeleri, imza sirküleri) işlenebilmektedir.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; internet sitemiz, mobil uygulamamız, çağrı merkezimiz, elektronik posta, sözleşmeler ve entegrasyon API'leri gibi kanallar aracılığıyla, elektronik ve/veya fiziki ortamda toplanmaktadır. Bu veriler KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (üyelik sözleşmesi, e-dönüşüm hizmet sözleşmesi),
- Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması (VUK, GİB tebliğleri, e-Fatura/e-Arşiv/e-İrsaliye/e-SMM mevzuatı),
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Açık rızanızın bulunduğu hallerde (örn. ticari elektronik ileti gönderimi) açık rıza.
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak; Gelir İdaresi Başkanlığı ve diğer yetkili kamu kurum/kuruluşları, hizmet aldığımız özel entegratör/bulut altyapı ve barındırma hizmeti sağlayıcıları, mali müşavir/denetim firmaları, hukuk danışmanlarımız ve mevzuatın izin verdiği diğer üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Verileriniz yurt içinde saklanmakla birlikte, kullanılan bulut/altyapı hizmetleri nedeniyle yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uyulur.
6. Rıza Gerektirmeyen Haller
KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, aşağıda belirtilen hâllerde Şirketimiz, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işleyebilmektedir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
7. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işlenme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru Yöntemi
KVKK'nın 13. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tevsik edici bilgi ve belgelerle birlikte, talep konusu hakkınıza ilişkin açıklamalarınızı içerecek şekilde hazırlayacağınız "KVKK Başvuru Formu"nu doldurup imzalayarak;
- [ŞİRKET ADRESİ] adresine ıslak imzalı olarak posta yoluyla veya elden,
- Sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla [KVKK BAŞVURU E-POSTASI] adresine,
- [KEP ADRESİ] güvenli elektronik imzalı KEP adresi üzerinden,
9. İletişim
KVKK ile ilgili sorularınız için destek@dokia.com.tr adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.